Agencja Celna to nie Urząd Celny
Bardzo często przez niezrozumienie lub zbieżność nazwy agencja celna jest mylona z Urzędem Celnym, a agent celny z funkcjonariuszem – celnikiem. Trzeba pamiętać, że są to dwie odrębne instytucje. Obie znajdują się w tej samej gałęzi gospodarki. Obie zajmują się regulowaniem opłat celnych, odprawami i innymi czynnościami związanymi z przemieszczaniem towaru pomiędzy granicami państw na całym świecie.
Należy mieć na uwadze , że Agencja Celna jest instytucją handlową a nie państwową. Jest pośrednikiem między przedsiębiorcą a Urzędem Celnym. Działalność jaką prowadzi Agencja Celna jest typowo usługowa. Funkcjonuje na wolnym rynku i korzystanie z jej usług jest dobrowolne.
Swoje czynności Agencja Celna wykonuje w oparciu o Kodeks Celny jak i Kodeks Cywilny. Oznacza to, że za swoje błędy odpowiada zarówno wobec Urzędu Celnego jak i Zleceniodawcy. Ponosi odpowiedzialność wobec obu stron, a najlepszą formą zabezpieczenia odpowiedzialności jest prawidłowo zawarte Ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej. Dobre ubezpieczenie.
Odpowiedzialność – to tylko słowo czy realne ryzyko?
Nie trzeba tu przytaczać opisu czym zajmuje się Agencja Celna. Ważne jest jednak, aby zwrócić uwagę na odpowiedzialność jaką ponosi wykonując swoje usługi.
Agencja Celna z uwagi na specyfikę swoich usług odpowiada przed Urzędem Celnym na mocy określonych przepisów Kodeksu Celnego oraz innych przepisów prawnych. Tu należy pamiętać o regulacjach przepisów celnych, gdzie każdą osobę, która wiedziała lub powinna była wiedzieć, można pociągnąć do odpowiedzialności dłużnika (cła). Każdy ma prawo także wybrać reprezentanta. Tym samym, każdy przedstawiciel ustanowiony jako reprezentant osoby, która podejmuje się wykonania zlecenia za wynagrodzeniem, podlega odpowiedzialności z kodeksu cywilnego. Agencja Celna wykonująca czynności w zakresie swojej merytorycznej wiedzy ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą przed zleceniodawcą. To prawo wpisane w DNA relacji biznesowych/handlowych.
Odpowiedzialność więc wiąże się z ryzykiem powstania roszczeń skierowanych do przedsiębiorstwa przez każdą ze stron, która uzna siebie za poszkodowaną lub na mocy innych przepisów jest uprawniona do takiego dochodzenia roszczeń (np. odpowiedzialność solidarna).
Zakres usług – czy to ma znaczenie?
Konkurencja na rynku usług powoduje również, że szereg Agencji Celnych poszerza katalog świadczonych usług, aby stać się pierwszym wyborem dla swoich klientów. Agencje już nie tylko zajmują się przygotowaniem odpraw celnych, ale także włączają usługi dodatkowe np.: magazynują, zajmują się przeładunkiem, logistyką, spedycją, a na życzenie klienta także międzynarodowym transportem. Kompleksowość oferowana przez operatorów logistycznych oszczędza czas klientów. Agencja celna wiążę się też z przyśpieszeniem formalności, ponieważ często korzysta z przyśpieszonych bądź uproszczonych procedur odprawy celnej.
Prawidłowo zdiagnozowany zakres usług/wykonywanych czynności jest pierwszym krokiem do określenia ryzyk, a tym samym dobrania prawidłowego produktu i zakresu ubezpieczenia. Pominięcie tej analizy naraża Agencję Celną na pozostawienie określonych obszarów swojej działalności poza ochroną a tym samym pozostawia w pełni odpowiedzialność za działania na samej agencji.
Ubezpieczenie – skuteczny sposób ochrony
W tym miejscu dochodzimy do istotnego pytania – jak możemy zabezpieczyć strony umów/relacji handlowych? Odpowiedzią na to pytanie jest zawarcie ubezpieczeń przez Agencję Celną dopasowanych do jej potrzeb. Mogą to być ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, ubezpieczenia majątkowe (np. mienie w składach celnych, podatkowych) czy ubezpieczenia finansowe.
My skupimy się na ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej Agencji Celnej, które jest tak często bagatelizowane przez przedsiębiorców. Ubezpieczenie OC nie jest elementem ochrony tylko samej Agencji Celnej. Polisa ubezpieczenia jest dokumentem na podstawie którego ubezpieczyciel udziela ochrony ubezpieczeniowej dla określonych stron umowy i określonego katalogu czynności w niej wymienionych .
Ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej – jedyna realna ochrona
Polisa ubezpieczenia OC daje możliwość dochodzenia roszczeń osób i podmiotów, które najogólniej uznają się za poszkodowane lub będą miały tytuł do dochodzenia tych roszczeń.
Polisa OC zabezpiecza interesy i majątek samej Agencji Celnej w przypadku roszczeń a jak wskazaliśmy już mogą one pochodzić zarówno od Zleceniodawców (stron umowy), osób trzecich (nie będących stroną umowy) oraz Urzędu Celnego (ponieważ przed budżetem państwa agencja odpowiada w określonych przypadkach razem z Zleceniodawcą).
Ubezpieczyciele na całym świecie zgodnie rozróżniają dwa rodzaje ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Pierwszym jest ubezpieczenie OC ogólnej (General & Product Liability). Drugim ubezpieczenie OC zawodowej (Errors & Omissions, Professional Indemnity, Professional Liability).
Rozważania na temat idealnego ubezpieczenia OC trzeba zacząć od ustalenia przedmiotu ochrony ubezpieczeniowej. To podejście proponowane przez ekspertów tej dziedziny, m.in. Pawła Sukiennika (link). Dzięki analizie przedmiotu dojdziemy do odpowiedzi na pytanie postawione w tytule tego artykułu. I znajdziemy rodzaj ubezpieczenia OC, który skutecznie ochroni nasz biznes oraz naszych kontrahentów.
Należy tu zwrócić uwagę, że żadne ustawy nie dają wskazówek jak skutecznie chronić swoją odpowiedzialność. Również ubezpieczyciele nie wyręczą nas definicją, kiedy należy zastosować określną podstawę ubezpieczenia. To po stronie podmiotu lub jego doradcy leży prawidłowa analiza potrzeb i dopasowanie produktu w oparciu o wypracowane utrwalone zwyczaje, branżowe akty prawne, case study.
Odpowiedzialność ogólna czy zawodowa?
Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej „ogólnej” ma na celu pokrycie odpowiedzialności deliktowej ubezpieczonego. Odpowiedzialność cywilna deliktowa skierowana jest do osób trzecich niebędących kontrahentami ubezpieczonego. Tak rozumiana polisa ubezpieczenia OC ogólnej jest powszechna i powinien ją posiadać każdy.
Natomiast, gdy analiza nasza wskaże nam, że ciężar ryzyka prowadzonej działalności przez osobę czy podmiot gospodarczy jest umiejscowiony gdzie indziej aniżeli szkoda na osobie lub mieniu, to należy szukać ochrony poza OC ogólną tj. w zakresie ubezpieczenia OC zawodowej.
Kiedy ciężar ten będzie kierował nas ku OC zawodowej? Można zastosować tu cztery wyróżniki:
- gdy prowadzona działalność przez klienta związana jest z usługami niematerialnymi,
- gdy zdecydowana większość szkód mogących wystąpić ma związek z naprawieniem tzw. czystej straty finansowej,
- gdy odpowiedzialność jaką ponosi ubezpieczony przede wszystkim wynika z ryzyka wadliwości wykonania usługi w ramach kontraktu a nie deliktu jak to jest umiejscowione głównie w OC ogólnej,
- gdy do wykonania określonych usług wymaga posiadania odpowiednich kwalifikacji jako wyznacznik należytej staranności zawodowej.
Zadajmy więc pytanie:
- Czy usługi wymagające specjalistycznej wiedzy prawnej, specjalistycznych umiejętności oraz certyfikatów są usługami jak każde inne świadczone przez przedsiębiorstwo?
- Czy też czynności wykonywane są usługami/czynnościami zawodowymi przypisanymi wykonywanymi przez wykwalifikowanych pracowników?
Odpowiedź jest naszym zdaniem prosta – są to czynności zawodowe. Dlatego prawidłowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej Agencji Celnej przede wszystkim powinno być zawarte w oparciu o warunki OC zawodowej (PI, E&O).
Jaka polisa OC? – Czy tylko OC zawodowa? Jak będzie dobrze?
Na podstawie naszych doświadczeń i wieloletnich analiz umów ubezpieczenia Klientów możemy stwierdzić, że standardowe ubezpieczenia, które może zawrzeć samodzielnie, mogą w pełni nie chronić interesów Agencji Celnej. Nie ma ogólnodostępnego produktu, który będzie dla agencji wystarczający, kompleksowy i skończony. Taki stan rzeczy wymaga więc stworzenia takich warunków, które w sposób możliwie pełny będą chroniły zarówno Agencję Celną, jej klientów i organy państwowe (w oparciu o określone akty prawne).
Wielość rozwiązań pokazała nam bardzo dokładnie, że tych ubezpieczeń albo nie ma lub są zawierane wadliwie.
Dlaczego tak ważne jest jaką zawrzeć polisę ubezpieczeniową? Ponieważ Ubezpieczyciel nie zaproponuje sam rozwiązań, które ostatecznie mają na celu wypłatę odszkodowania. Trzeba posiadać bardzo dobrą wiedzę o działalności przedsiębiorstwa oraz ryzyku, aby móc skonstruować zakres ubezpieczenia w sposób należyty i pełny.
Najczęściej ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej Agencji Celnej jest zawierane jako klauzula dodatkowa do polis OC ogólnej przedsiębiorstwa lub jako osobna polisa dla Agencji Celnej również zawarta na warunkach OC ogólnej. W obu przypadkach OC ogólna nadaje się do ubezpieczenia np. biura, o tyle nie nadaje się do ubezpieczenia specjalistycznej działalności i usług opartych o inne przepisy niż KC.
Dlatego dobra polisa, a raczej prawidłowo skonstruowana umowa ubezpieczenia obejmująca rzeczywistą działalność przedsiębiorstwa oraz jego ryzyko, musi uwzględniać WSZYSTKIE czynności jakie wykonuje Agencja Celna i ryzyko jakie ponosi wobec Klientów, urzędów i wszystkich stron zaangażowanych w relację handlową.
Polisa ubezpieczenia Odpowiedzialności Cywilnej Agencji Celnej powinna być zawarta na warunkach OC ogólnej i zawodowej z bardzo dokładnym opisem zakresu ubezpieczenia jak również usług/czynności jakie polisa ma obejmować.
Spójrzmy na sam katalog czynności (tylko przykłady) jaki może być oferowany przez Agencję Celną (oczywiście w zależności od zaangażowania samej agencji):
- wykonywanie usług celnych związanych z przywozem lub wywozem towaru, w tym w szczególności dotyczących importu, eksportu, tranzytu, procedur specjalnych, jak również usługi wykonywane jako zarejestrowany wysyłający, w tym szczególności:
- zabezpieczenie należności celno-podatkowych w imieniu Klientów/Zleceniodawców,
- wystawianie dokumentów SAD w imporcie, dokumentów SAD w eksporcie oraz zgłoszenie towaru w systemie ECS, w systemie EMCS, zgłoszenie dokumentów SAD w procedurach specjalnych,
- dokonywanie obrotu towarowego z zagranicą określonych w przepisach Unijnego Kodeksu Celnego (UKC),
- reprezentowanie Importerów przed Inspekcjami Granicznymi m.in.: Sanepidem, Inspekcją Jakości Handlowej art. rol-spoż. (WIJHARS), Inspekcją Ochrony Roślin i Nasiennictwa (WIORIN) oraz Granicznym Inspektorem Weterynarii (GPKW),
- awizacja przybycia i odjazdu/podjęcia towaru,
- użyczenie zabezpieczenia generalnego na pokrycie długu celnego, stosowanie udzielonego przez IAS zabezpieczenia generalnego na pokrycie długu celnego,
- podejmowanie towarów po ich zwolnieniu,
- odprawy celne w procedurach zwykłych oraz uproszczonych: dopuszczenia do obrotu (w tym zastosowanie art. 33a Ustawy o VAT) , wywozu oraz tranzytu, a także we wszystkich pozostałych procedurach specjalnych,
- kompleksowe przedstawicielstwo przed organami celnymi w postępowaniach celnych – wnoszenie wniosków oraz odwołań w imieniu Klientów,
- występowanie w imieniu Klientów o WIT oraz WIP,
- obsługa klientów TIR wraz z wystawieniem dokumentów przewozowych,
- obsługa celna magazynów czasowego składowania oraz składów celnych / podatkowych (w tym jako upoważniony nadawca oraz odbiorca).
Czy ten katalog jest zamknięty? Oczywiście, że nie. Każdy podmiot sam określa zakres usług jakie chce świadczyć. Ważne jest jednak bardzo dokładne ich określenie i potwierdzenie ochrony w umowie ubezpieczenia.
Na co jeszcze zwracamy uwagę jako element powszechnie pomijany przez pośredników? Na bardzo istotny element w działalności Agencji Celnej tj. koszty, które ubezpieczony jest zobowiązany ponieść na zapłatę należności celno-podatkowych, wynikające z przepisów celno- podatkowych do zapłaty których Ubezpieczony zobowiązany jako dłużnik solidarny. Ochrona w tym zakresie to bardzo istotne rozszerzenie, które zabezpiecza interes Agencji Celnej w sytuacji jakiej uniknąć nie może z mocy prawa.
Podsumowanie
Jak wskazujemy zawarcie prawidłowej polisy ubezpieczenia dopasowanej do rodzaju działalności klienta z uwzględnieniem głównych ryzyk jakie on ponosi w prowadzeniu działalności nie jest możliwe bez prawidłowej analizy i doświadczenia i wiedzy.
Idealną sytuacją jest, gdy Agencja Celna posiada zarówno polisę ubezpieczenia OC zawodowej oraz ogólnej połączone w taki sposób, aby uzupełniając się obejmowany możliwie jak najszerszą ochronę z tytułu prowadzonej działalności i wykonywania zawodu.
Gdy Agencja Celna dodatkowo zabezpiecza jeszcze majątek osób trzecich, jaki ma w pieczy w ramach swoich usług, to można uznać, że jest świadoma swojego ryzyka i należycie podchodzi do jego zabezpieczenia.
Wiedza to klucz do prawidłowego doradztwa. My wiemy jak to zrobić!
